Oggi, per migliaia di lavoratori, ricomincia la normale routine quotidiana: sveglia che torna a suonare presto, colazione, doccia, autobus, et voilà, siamo di nuovo nel nostro ufficio, pronti per iniziare una nuova giornata di lavoro. Per molti, questo significa il ritorno alla realtà vera e propria, e ne sono proprio entusiasti, ma per altri, questo rientro dalle vacanze può davvero rappresentare un piccolo “trauma” da superare pian piano. In ogni caso, non è semplice tornare ai normali ritmi lavorativi dopo tanti giorni di relax e orari differenti; per questo motivo, vogliamo fornirvi una serie di consigli utili per poter organizzare al meglio il vostro tempo e destreggiarvi in maniera efficace tra vita d'ufficio e vita privata, senza ansia e stress.
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Innanzitutto, cosa comporta veramente la gestione del tempo, o time management? Si tratta di un metodo di pianificazione del tempo, per l'appunto, che viene utilizzato per diverse attività, ad esempio sul lavoro, per aumentare la produttività aziendale e imprenditoriale. Nel corso degli anni, numerosi studiosi ed esperti di organizzazione aziendale e project management hanno ideato diverse tecniche che oggi vengono applicate frequentemente in diversi ambiti: parliamo per esempio della tecnica del pomodoro, il metodo Eisenower, il medofo Moskow, il Timeboxing e gli studi più recenti riguardati la Metodologia Agile.
Al di là di tutti questi studi, sicuramente più specifici e mirati allo scopo, la cosa più importante da tenere in mente, è che la capacità di gestione del tempo è anche la misura della produttività; questo significa che se si sfrutta appieno il tempo a disposizione, si incrementeranno anche i risultati del lavoro svolto. Questo non è sempre possibile, specialmente in un'era in cui il tempo non è mai abbastanza, in cui tutti hanno fretta di arrivare al risultato e le ore scorrono veloci e inesorabili. Il sistema per conciliare lavoro e vita privata in ogni caso esiste, serve solo un pizzico di pazienza e organizzazione.
Ecco quindi alcuni consigli per gestire il tempo in maniera valida ed efficace:
Organizzazione: il pilastro per eccellenza per gestire al meglio il tempo a disposizione. A seconda degli impegni previsti, sarebbe molto utile stilare una lista con tutti gli step, tra scadenze, lavori urgenti e riunioni, secondo un ordine ben preciso. Ancora meglio se questa lista viene scritta a mano, con carta e penna, per avere un'idea più chiara e dettagliata, aggiungendo anche il tempo che secondo voi sarebbe necessario per portare a termine tutti i compiti. Può sembrare una cosa semplice e banale ma credeteci, così facendo avrete il doppio delle possibilità di completare con grande efficacia i vostri obiettivi.
Acquistare un'agenda: non è affatto dèmodè, anzi, avere un supporto cartaceo e non digitale, permette di fissare meglio gli impegni e poterli tenere maggiormente sotto controllo. Siamo sempre a contatto con la tecnologia tra smartphone, tablet e pc, sia per lavoro che per svago, quindi avere una piccola agenda dove annotare manualmente tutti gli appuntamenti può risultare un valido aiuto per portare a termine più facilmente gli incarichi. Per chi non volesse proprio rinunciare al digitale, consigliamo applicazioni “calendario” quali Outlook e Google Calendar.
Stabilire le giuste priorità: seguendo i primi due consigli, avrete un piano generale di come iniziare a pianificare il tempo, ma non sempre questo risulterà facile, soprattutto in quelle giornate dense di impegni da una parte all'altra. Se la sensazione è quella di non riuscire a portare a termine i doveri con le giuste tempistiche e di non essere in grado di rispettare la to do list, è necessario costruire una valida strategia per fissare le priorità. Cominciate con le cose più urgenti segnando quanto tempo ci potrebbe volere per completarle, continuate poi con le restanti attività in ordine di importanza. Per stabilire le priorità aiutatevi anche in base alle parti della giornata in cui siete più produttivi, in modo da svolgere i compiti più urgenti e importanti in quella fascia oraria. Un esempio è il time slicing (letteralmente fare il tempo a fettine), per cui si lavora ai compiti più importanti nella prima parte della giornata, mentre nella seconda parte si procede con il resto degli incarichi.
Bloccare tutte le fonti di distrazione: lavorare con i dispositivi digitali comporta molto spesso un calo drastico della concentrazione. Tra e-mail, social media e notifiche varie, le tentazioni sono tante e limitarle appare complicato in diverse circostanze. La soluzione è quindi chiudere tutto ciò che vi distrae e che non serve al lavoro che state svolgendo, ad esempio Facebook, Instagram, Twitter e via dicendo (se non siete social media manager, ovvio!). Se necessario, chiudete anche la casella e-mail: anche se si tratta pur sempre di lavoro, ricevere una nuova comunicazione potrebbe provocare perdita di tempo prezioso. Stesso discorso per il cellulare: se proprio risulta impossibile spegnerlo, abbassate la suoneria o tenetelo lontano per evitare tentazioni inutili.
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Saper delegare: se lavorate spesso in team, è importante conoscere nel dettaglio quali ruoli ricoprire, sia per non avere fraintendimenti con i colleghi, sia per organizzare perfettamente il tempo a disposizione. Se avete bisogno d'aiuto e il lavoro sembra non finire mai, delegate alcune attività. In questo modo la concentrazione sarà più alta e avrete più tempo per svolgere i compiti più urgenti e faticosi. E soprattutto, se vi vengono affidate responsabilità che non sono di vostra competenza, non esitate a chiedere aiuto agli esperti di quel determinato settore; così facendo, lavorerete più sereni e risparmierete parecchio tempo per potervi dedicare anche al resto del lavoro.
Concedersi pause e momenti di riposo: non occorre sovraccaricarsi di lavoro e poi ritrovarsi stanchi e stressati. Pianificate delle pause, fondamentali per ricaricare le batterie, staccare la mente e rigenerarsi. Non siamo delle macchine o dei robot, ogni tanto serve un buon caffè, magari anche con i colleghi, per scambiarsi due o tre chiacchiere o una risata in compagnia o, se ne avete l'opportunità, concedetevi una corsa, un po' di sport in palestra o la lettura di un buon libro. L'importante è non rimanere seduti alla scrivania davanti al computer o prendere il cellulare per sbirciare i social network. E ricordatevi anche di idratarvi, quindi bere molta acqua in modo da migliorare la funzionalità delle cellule cerebrali.
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Voi come avete vissuto il rientro dalle vacanze natalizie? Vi sentite più carichi o più spossati? E soprattutto, siete abili pianificatori del vostro tempo o siete amanti della procrastinazione seriale? Raccontatecelo qua nei commenti e svelateci anche le vostre armi segrete per svolgere a meglio il vostro lavoro ;)
