Spesso si ha l'impressione di non avere abbastanza tempo, specialmente sul lavoro. Perché questo? Con tutta probabilità, si tratta di una mancata gestione e organizzazione del tempo. Per questo motivo, bisogna saper gestire il tempo a disposizione. Un buon time management richiede impegno e focalizzazione sugli obiettivi: tra mille impegni personali e professionali nella vita di tutti i giorni, il più delle volte non ci si sofferma a ragionare su come lavorare in modo più efficiente e produttivo.
Se vi sentite oberati di impegni e percepite di non dare mai abbastanza, con conseguente demoralizzazione e affaticamento, allora è proprio il caso di individuare e riconoscere i vostri errori e porvi subito rimedio.
Come scacciare, quindi, queste cattive abitudini che portano a un calo drastico della produttività lavorativa?
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“Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto”
Lucio Anneo Seneca, libro De brevitate vitae
Quando si gestisce meglio il tempo, allora si lavora meglio, ci si sente più motivati e più soddisfatti. A volte basta poco per distrarsi e alimentare il caos organizzativo: una riunione, una chiamata, procrastinazione generale e, ovviamente, smartphone e social media personali. Di conseguenza, è essenziale che l'azienda o il libero professionista stabilisca un piano di gestione del tempo che aiuti a organizzare i propri compiti.
Ecco 5 consigli utili per gestire al meglio il tempo sul lavoro.
Parliamo della cosiddetta to-do list, un elenco semplice di cose da fare durante la giornata o la settimana, creata secondo un criterio di priorità. Se si sta lavorando a uno specifico progetto, ad esempio, cercate di suddividere tutte le cose da fare in piccoli ma rigorosi step, in modo da evitare di perdere di vista anche il più piccolo impegno. Il consiglio è di elencare tutti i passaggi con le attività sa svolgere, dalle più importanti a quelle secondarie con informazioni circa il tempo necessario per farle, quanto siano importanti e via dicendo.
Bisogna sempre controllare il tempo a disposizione: se ritenete di avere troppe distrazioni in ufficio, dovete individuare tutte le attività incriminate. In questo modo, potrete impostare un limite di tempo specifico per ogni attività da svolgere, un'ora, due ore, un'intera mattinata e via dicendo, e provate a completare il tutto entro il tempo prestabilito. Allenatevi con queso metodo e vedrete quanto sarà soddisfacente terminare tutto in poco tempo e al massimo dell'attenzione.
Non esiste solo il duro lavoro, ma anche momenti di pausa e divertimento per staccare la mente e rilassarsi. Lavorare senza sosta per tutto il giorno senza uno stacco fa calare l'efficacia di ciò che fate e fa aumentare stress e ansia. Meglio quindi programmare dei momenti di relax per ricaricare l'energia, senza esagerare. L'ideale è programmare piccoli break durante la giornata, ogni 2-3 ore circa. Fate una passeggiata all'aria aperta, fate uno spuntino, guardate un video divertente e così via. La vostra salute vi ringrazierà.
Evitate di iniziare un'attività per poi mischiarla ad altre e non terminarla nemmeno. Quando iniziate qualcosa, seguitela fino alla fine, senza mai abbandonarla. Viceversa, avrete un calo della concentrazione e una perdita di motivazione. Il consiglio migliore è di iniziare la giornata con le mansioni più importanti e stressanti: al mattino, infatti, le energie sono più numerose e, di conseguenza, potrete affrontare il lavoro in modo molto più efficiente.
Quando l'elenco delle cose da fare è un caos e non riuscite proprio a gestire gli impegni giornalieri o settimanali, potete decidere di delegarle o chiedere aiuto ai vostri colleghi. Meglio essere sinceri ed evitare di portare a termine un lavoro fatto male. Evitate il perfezionismo e siate onesti anche con voi stessi quando il lavoro si fa troppo duro. A volte è impossibile fare tutto da soli, ed è per questo che si possono fornire delle indicazioni precise a qualcuno di fidato per alcune attività. In questo modo, potrete dare la priorità ai progetti più complicati.
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