Ogni giorno inviamo e riceviamo tantissime email per motivi di lavoro, di studio o di svago. Specialmente nel lavoro però, esiste un galateo ben preciso da rispettare anche per la posta elettronica. Perché diciamocelo, anche una sola frase inappropriata potrebbe compromettere una candidatura per un lavoro importante, far allontanare un cliente o rischiare, perfino, di mettere a repentaglio il vostro posto di lavoro.
Insomma, detto in parole più semplici, occorre sempre educazione e buon senso anche quando si scrive virtualmente. L'email è uno strumento di comunicazione davvero importante al giorno d'oggi: è immediato sia per chi lo invia sia per chi lo riceve e, se utilizzato in maniera corretta, può trasformarsi in un'importantissima risorsa per dare un'immagine positiva e professionale della propria persona e, talvolta, della vostra azienda. Inoltre, un'adeguata comunicazione professionale può farvi conquistare un posto di lavoro o chiudere un'importante trattativa con un cliente. Per questi motivi, ci sono frasi che vanno assolutamente evitate e che possono apparire come negative e inappropriate agli occhi di chi legge.
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Secondo Ryan Kahn, esperto di carriere, fondatore di The Hired Group e autore di Hired! The Guide for the Recent Grad (Hired! La guida per il neo laureato), in un'intervista rilasciata a Business Insider, dichiara: “Conoscete il detto ‘Tutto quello che dite potrebbe essere usato contro di voi’? - Credo che sia anche un buon sistema per fermarsi a pensare alle email che si sta per inviare prima di premere il tasto Invio. Qualunque negatività o commento inappropriato potrebbe essere usato come prova documentata contro di voi, più avanti”.
Inoltre, secondo l'ultima indagine di Adobe, condotta in vari Paesi su alcuni vasti campioni di utenti appartenenti al mondo del lavoro, l'utilizzo della email non accenna a diminuire, anzi. Nel mercato europeo, dove gli intervistati sono stati oltre 3mila, ben il 63% degli intervistati da Adobe dichiara che l’email è il mezzo preferito per ricevere comunicazioni dalle aziende. Sempre in Europa, ad esempio, il 21% degli intervistati da Adobe controlla l’email come prima cosa alla mattina, quando è ancora a letto (e lo fa ben il 36% dei giovani da 18 a 24 anni), mentre il 32% lo fa mentre si prepara o fa colazione. Per la metà dei lavoratori, quindi, controllare l’email è tra le prime cose che si fanno quotidianamente.
Lo studio rivela anche come e perché dietro ogni email, possa nascondersi una potenziale minaccia. A questo proposito, è stata stilata una classifica delle frasi che più irritano il sistema nervoso di chi le riceve. Ecco quindi alcune frasi da evitare a qualunque costo nelle vostre e-mail di lavoro:
“Non essendo sicuro che tu abbia letto la mia ultima email…”
Questa è la frase che maggiormente irrita i destinatari delle email. Con il 25% delle preferenze, infatti, questa frase, che può inizialmente apparire normale e inoffensiva, può tramutarsi in una bomba a orologeria se inserita in un susseguirsi di problemi più o meno comuni nell'arco di una giornata lavorativa. In poche parole, potrebbero saltare i nervi di chiunque la riceva nel momento sbagliato, specialmente se percepita come un: “Dal momento che, chissà in quali altre inutili faccende affaccendato, ignorando la mia ultima email al riguardo, ti scrivo di nuovo, sperando possa ricordarti anche di me”.
“Come da mia ultima email...”
Al secondo posto della classifica, indicata dal 13% degli intervistati, troviamo una frase abbastanza simile alla prima della lista. Un modo, sempre apparentemente innocuo, di esortare chi legge a rispondere velocemente, senza riflettere sul vero motivo per il quale non si sia ancora fatto.
“In relazione alla nostra conversazione riguardo...”
Al terzo posto della classifica delle frasi più irritanti contenute nelle email di lavoro, scelta dall'11% dei partecipanti al sondaggio, troviamo un'espressione a prima vista abbastanza tranquilla e pacifica, ma che può nascondere un modo per rimarcare un concetto già espresso. Sembra quasi che si voglia rimarcare per primi una determinata tematica, quasi a sminuire l'intenzione (comunque sconosciuta) del destinatario.
“Hai aggiornamenti in merito a questo tema?”
A pari merito con “In relazione alla nostra conversazione riguardo...” si posiziona una frase abbastanza simile. Un'espressione che può generare ansia e nervosismo in merito a qualcosa che, con tutta probabilità, non si conosce ancora. Quasi come se il mittente mettesse in dubbio la professionalità del destinatario, che non si preoccupa di aggiornare o inviare importanti informazioni.
Oltre a queste espressioni, vi sono anche altri fattori che recano parecchio fastidio ai destinatari. La prima (indicata dal 47% dei rispondenti) è ricevere troppi messaggi dalle imprese. La seconda (32%) è ricevere messaggi scritti male o troppo lunghi. La terza (22%) è ricevere un messaggio promozionale che cerca di spingere un prodotto già acquistato, e la quarta (20%) è ricevere un messaggio che dimostra chiaramente che i dati in possesso dell’azienda sono sbagliati.
Altri elementi particolarmente fastidiosi agli occhi di chi legge sono l’invio di promozioni scadute, la segnalazione di prodotti o servizi giudicati inadeguati o non in linea con le proprie preferenze, e gli errori nella scrittura del proprio nome e cognome.
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Le frasi che abbiamo appena visto possiedono una connotazione passiva-aggressiva, quasi come volessero suggerire al destinatario che è in torto visto che non ha né risposto alle email precedenti, né ha fornito aggiornamenti di qualunque tipo. Per questo motivo egli si sente inconsapevolmente colpevole e obbligato a rimediare ai propri sbagli. Responsabile di queste sensazioni negative anche il linguaggio burocratico italiano, che esprime un obbligo o un divieto in un modo decisamente impersonale.
La conferma arriva anche da Kristin Naragon, direttore delle soluzioni email di Adobe, dichiarando che il problema non risiede tanto in chi invia questo tipo di email, quanto in chi le riceve: “Le emozioni e gli intenti sono talvolta difficili da comunicare via e-mail - quindi [alcune frasi] possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull’umore [dei collaboratori]. Anche i progetti importanti possono essere messi a rischio se le parole usate per discutere vengono percepite come dei giudizi sul loro operato o in tono passivo aggressivo”.
Nonostante ciò, l'indagine ha confermato quanto in realtà sia l’esposizione continuata a contribuire in maniera significativa al senso di oppressione che coglie un professionista in mezzo a decine di email. I partecipanti allo studio sono stati quindi invitati a descrivere le loro emozioni durante la lettura delle email di lavoro: circa il 14% degli intervistati ha parlato di «ansia», mentre un’ottantina di loro (8%) è arrivato a descrivere un senso di «paura» o «colpevolezza».
Il consiglio più spassionato che vi possiamo dare è di provare a eliminare o ridurre al minimo queste espressioni (qualora siate soliti utilizzarle). Scrivete riflettendo sull'impatto che le vostre parole possono avere sul destinatario delle vostre comunicazioni, rileggendo più volte e senza avere fretta. Ricordate che una buona email potrebbe non solo svoltare la vostra carriera lavorativa ma garantirvi anche una certa credibilità e autorevolezza, fattori non di poco conto nel mercato del lavoro odierno.
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