Nel mondo lavorativo di oggi, non è necessario lavorare per una multinazionale per avere contatti con l'estero. La padronanza dell'inglese commerciale è diventata fondamentale per comunicare in maniera efficace e professionale con colleghi, clienti e partner internazionali. Saper rispondere in modo cortese e professionale a domande scomode può fare la differenza tra una comunicazione di successo e una potenzialmente dannosa per la propria reputazione e quella dell'azienda. Se lavori in un'azienda da anni, probabilmente sei perfettamente in grado di rispondere a domande scomode nella tua lingua madre. Tuttavia, quando ci si confronta con una lingua straniera, può risultare più difficile gestire determinate conversazioni, e la mancanza di una conoscenza approfondita può portare al rischio di sembrare scortesi o aggressivi. Per questo motivo, abbiamo raccolto in questo articolo alcune delle situazioni più comuni e come rispondere in modo appropriato in quella che è ormai diventata la Lingua franca della comunicazione internazionale. Continua a leggere per scoprire come mantenere sempre un tono professionale e cortese, anche quando la tua pazienza è messa a dura prova!
Risposte professionali per situazioni comuni
Come già anticipato, nell'appuntamento di oggi abbiamo deciso di affrontare alcune delle situazioni più comuni che possono verificarsi durante le comunicazioni professionali in inglese. Rispondere in modo appropriato a richieste fuori dal nostro ambito di competenza, ribadire informazioni già inviate e gestire la frustrazione di un interlocutore che sembra non capire ciò che abbiamo spiegato più volte sono solo alcune delle sfide quotidiane. Di seguito, vediamo insieme alcune situazioni tipo e ti forniamo frasi e strategie per rispondere sempre con cortesia, mantenendo il rispetto e la chiarezza in tutte le tue interazioni lavorative.
Situazione 1: "Ciò che mi ha chiesto non rientra tra le mie competenze"
Come sostituire questa frase poco amichevole con una risposta garbata e professionale?
Ecco alcuni esempi:
- Opzione 1:"I appreciate your inquiry, but this request falls outside of my area of expertise. I suggest reaching out to [Name/Department], who will be able to assist you further.
- Opzione 2: "Thank you for reaching out. Unfortunately, this matter is beyond my expertise. I recommend contacting [Name/Department], who can provide you with the necessary assistance."
- Opzione 3: "I appreciate your question, but I'm not the best person to address this issue. Please get in touch with [Name/Department], who has the relevant expertise to help you."
Queste risposte mantengono un tono professionale e cortese, fornendo un suggerimento su chi contattare per ulteriore assistenza. Con ciascuna delle alternative fornite ti mostrarai disponibile ad aiutare, seppure non direttamente.
Situazione 2: Quante volte vorremmo rispondere di getto: "Ho precedentemente inviato una mail con tutte le informazioni richieste, per favore ricontrolli nella posta in arrivo"? Ecco, invece, come rispondere:
- Opzione 1:"Thank you for your follow-up. I have previously sent an email on [date] with all the requested information. Please let me know if you need any further clarification or if you have additional questions."
- Opzione 2:"Thank you for getting back to me. The information you requested was included in my previous email dated [date]. Please have a look and let me know if anything else is unclear or if you need further assistance."
- Opzione 3:"I hope you received my email sent on [date], which contains all the information you asked for. If you haven't received it, please let me know, and I will resend the information immediately."
È importante ricordare che, indipendentemente dalla nostra intenzione reale, ringraziare sempre il destinatario è una pratica essenziale per mantenere un tono professionale e cortese. Le alternative di risposta che abbiamo proposto ribadiscono l'invio dell'informazione offrendo comunque ulteriore assistenza, se necessario.
Situazione 3: Se ricevessimo un euro ogni volta che qualcuno non sembra capire ciò che abbiamo già spiegato… Anche in questo caso, tre opzioni per rispondere civilmente al nostro interlocutore.
- Opzione 1"I understand this might be confusing. Could you please specify which part you need further clarification on? I'm here to help."
- Opzione 2 "I appreciate your effort in trying to understand. Can you pinpoint the exact area of confusion so that I can provide a more detailed explanation?"
- Opzione 3: "Thank you for your patience. It seems there might be some misunderstanding. Could you let me know which part isn't clear so I can assist you better?"
Nelle situazioni come quelle presentate è fondamentale mantenere la calma e offrire ulteriore supporto. Chiedere specificamente dove risiede la confusione dimostra che sei attento e disposto a risolvere il problema.
Per concludere, rispondere a domande scomode in inglese, o in qualsiasi altra lingua che non sia la nostra lingua madre, può rappresentare un’impresa ardua e può mettere a dura prova la nostra pazienza, ma con le giuste frasi e l'atteggiamento appropriato, è possibile mantenere un tono sempre professionale e cortese. Ricorda di essere sempre chiaro, disponibile e rispettoso. Utilizzare queste strategie ti aiuterà a gestire le comunicazioni difficili con sicurezza e competenza, contribuendo a costruire relazioni lavorative positive e produttive.
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